Formelle ou pas, on s'y rend souvent à reculons, avec l’idée qu’il ne va pas s’y passer grand-chose. Pourtant la réunion d’entreprise, c’est LA valeur sûre pour se parler, collaborer et prendre les bonnes décisions. En faire une réussite, la gérer efficacement : en espace de coworking, on vous dit comment !
1. JE PREPARE
A la question : « Cette réunion va-t-elle me permettre d’atteindre plus efficacement mes objectifs ? », vous avez répondu oui ? Alors action : 80% du succès tiennent dans cette phase d’organisation.
Je crée un ordre du jour clair, précis
… sans oublier un ingrédient essentiel : le minutage ! Si le contenu est important, le facteur temps l'est tout autant. Alors allégez, ne retenez comme points de votre réunion que ce qui est primordial.
Je choisis le bon format et les bons espaces
La mauvaise idée : convier un maximum de personnes. Vous voulez que le message passe mieux, que les échanges soient plus fructueux ? 4 à 7 personnes, c’est déjà très bien ! Trop d’invités : responsabilité diluée. Pour prendre une ou des décisions (soyons fous 😊), n’affectez que les personnes nécessaires, les « experts ». En brainstorming, vous pouvez convier un peu plus de monde et croiser les profils, les services… A Good Place, les 2 salles ont une capacité d’accueil de 10 personnes – ambiance studieuse et détendue garantie. A chacune son profil : pour brainstormer, misez sur la salle de créativité, ludique et cocooning !
…Sans oublier bons matériels et services
Mixer efficacité et convivialité, ça passe aussi par du mobilier confortable, l’accès wifi, un paperboard, le vidéo-projecteur, l'écran connecté, le petit café - voire le bon service traiteur… Faites confiance à votre espace de coworking favori pour cocher toutes les cases ; il est là votre allié parfait !
2. JE ME JETTE A L’EAU
Les participants ont préparé en amont les sujets abordés, le jour J est arrivé ? Go !
Je laisse la parole s’exprimer
Un petit « brise-glace » de démarrage, pour casser d’emblée les crispations et permettre à la productivité de s’installer, ça s’envisage ! Posez toutes les questions, même celles qui fâchent, et partagez les informations. Votre mission : identifier les besoins à satisfaire pour résoudre le problème, plutôt que de s’épancher tout de suite sur les solutions. C’est une fois que toutes les hypothèses seront posées et testées que la prise de décision pourra advenir.
Je m’engage à prendre une décision. Au moins une. La situation s’enlise, ça décroche ? Pause. On ouvre les portes-fenêtres, on s’aère les neurones au vert : le petit jardin de Good Place remet les pendules à zéro. Un café au soleil, c’est l’assurance de repartir à bloc, avec une attention redynamisée… a-li-gnés !
Je prépare en séance le compte rendu
C’est l’assurance de ne rien oublier et de préparer les actions de suivi opérationnelles, avec en face des responsabilités clairement attribuées… et des délais.
3. J’ASSURE LE SAV
Vous voulez des actions concrètes ? Ne zappez pas cette dernière étape !
Je diffuse au plus vite le compte rendu finalisé, accompagné des prochaines étapes. On bat le fer quand il est chaud.
Je récolte les avis. Un petit questionnaire de satisfaction n’a jamais fait de mal et permet de s’améliorer avant le prochain rendez-vous… ici même, à Good Place évidemment 😊
On a dit ce qu’on allait faire… Il est temps maintenant de faire ce qu’on a dit. Déployez l’opérationnel… et c’est parti !
Laure Guillet